1. Metode:

I. En organisasjon som er blitt trukket ut til kontroll får både varsel i tilskuddsbrevet og i en egen e-post om at den er blitt trukket ut i kontroll og kort om fremgangsmåten for kontrollen. Organisasjoner som blir trukket ut til kontroll av den nasjonale grunnstøtten blir bedt om å sende inn en oversikt over antall tellende lokallag fordelt på fylker og en liste med navn på hvert av de tellende lokallagene, samt en oversikt over eventuelle sentrale kurs. Organisasjoner som blir trukket ut til kontroll av den internasjonale grunnstøtten blir bedt om å sende inn en oversikt over antall internasjonale aktiviteter og prosjekter.

II. Etter at det er avtalt tidspunkt for kontrollen får organisasjonen så tilsendt en e-post med bekreftelse på møtetidspunkt og oversikt over hvilken dokumentasjon som skal gjøres tilgjengelig for utvalget (se punktet om dokumentasjon).

III. Representanter for Fordelingsutvalgets sekretariat kommer på besøk til organisasjonens sentralledd. Utvalget tilbyr en samtale med organisasjonens ledelse med mulighet for veiledning vedrørende regelverket og organisasjonens søknad og rutiner. Deretter gjennomføres kontrollen av grunnlagsmaterialet for søknaden.

IV. Dersom organisasjonen har mangler i sitt grunnlagsmateriale kan utvalget velge å utvide kontrollen. Organisasjonen vil da bli bedt om å forevise eller sende inn ytterligere dokumentasjon.

V. Etter at kontrollen er gjennomført lager utvalgets sekretariat et utkast til en kontrollrapport og sender organisasjonen utkastet som gjelder deres kontroll. Organisasjonen vil da få 14 dager til å kommentere funnene.

VI. Utvalget behandler deretter organisasjonens sak og fatter sitt vedtak i saken.

VII. Organisasjonen mottar et brev med utvalgets vedtak, herunder krav om eventuell tilbakeføring av uberettiget utbetalt tilskudd (se forskriften § 10-2 om sanksjoner ved brudd på forskriften). Organisasjonen får en klagefrist på tre uker fra brevet er kommet organisasjonen i hende, etter Forvaltningslovens kap. VI, §28.

IX. Klageinstans er Barne- og familiedepartementet, men klagen sendes Fordelingsutvalget for innledende behandling, jf. Forvaltningslovens §32. Klager som ikke får medhold sendes således videre til departementet.

2. Hva slags dokumentasjon som kontrolleres

I forbindelse behandling av søknad om grunnstøtte rettes kontrollen mot materialet som inngis ved søknad, herunder revisorattestasjoner. Dersom dokumentasjonen gir et uklart bilde innhentes ytterligere materiale.

Ved den stedlige kontrollen skal følgende dokumentasjon være tilgjengelig for utvalget:

Dokumentasjon på medlemstall:

Utvalget vil se på organisasjonens medlemstall, jf. forskriften § 3-2.

Ved sentral innkreving:

• Utvalget vil se på organisasjonens medlemstall. Vi ber derfor om at dere lager en Excel-liste med alle tellende medlemmer som har betalt sentral kontingent, med opplysninger om navn, adresse, fødselsår, dato for kontingentinnbetaling og størrelsen på kontingenten.
• Dersom organisasjonen har et medlemsregister fra en ekstern leverandør, som f.eks. Hypersys, Profundo eller Zubarus, som gjør det mulig å sortere medlemmene etter ulike kriterier (for eksempel alder og kontingentinnbetaling), kan dette være tilstrekkelig.
• Utvalget skal spesielt se på dokumentasjon for innbetaling av kontingent, enten dette er gjort kontant, via bankgiro (med eller uten kid-nummer), sms, PayPal, VIPPS eller betalingskort.
• Ved betaling med kid-nummer ber vi om å få se de elektroniske ocr-datafilene som lastes ned fra BBS/banken (ikke utskrifter).

Ved lokal innkreving:

• Dere må ha tilgjengelig medlemslistene fra lokallagene, enten disse er laget på papir eller elektronisk.

Dokumentasjon på lag og utbredelse:

Det skal gjøres tilgjengelig årsrapport for alle lag, samt vedtekter for alle lag dersom disse oppbevares sentralt, jf. forskriften § 3-3. Dersom utvalget finner grunn til det vil kontrollen kunne utvides til å kontrollere ektheten av dokumentasjonen som fremvises. Det blir tatt stikkprøvekontroll av minst ett lag i hvert av de fylkene organisasjonen, i søknaden, har oppgitt å ha tellende lokallag i.

Dokumentasjon av sentrale kurs:

Følgende dokumentasjon skal være tilgjengelig for alle kurs som er oppgitt i søknaden:

a) kursinvitasjon,
b) spesifisert program slik det ble gjennomført, med kursinnhold og tidspunkter for programpostene,
c) deltakerlister med navn, adresse, fødselsår, lokallagstilknytning og eventuelt organisasjonstilknytning på alle deltakerne. Deltakerlistene for hvert kurs skal dateres og signeres av kursleder. Av deltakerlistene skal det fremgå at deltakerne har vært tilstede minst 75 % av tiden,
d) kort beskrivelse av hvordan sentralleddet er faglig og økonomisk ansvarlig for kurset.

Dokumentasjon av styremedlemmer:

Som dokumentasjon av sentralstyrets sammensetning kreves oversikt over navn, kjønn, fødselsår og innvelgingstidspunkt for personer som var medlem av sentralstyret per 31. desember i grunnlagsåret.

Dokumentasjon på alle internasjonale møter, seminarer, konferanser og delegasjonsreiser som gir poeng for grunnstøtte til internasjonalt arbeid (jf. forskriftens § 3-6)

a) Program e.l.
b) Navn og adresse på deltakerne fra organisasjonen
c) Dokumentasjon for at disse har deltatt

Som dokumentasjon for deltagelse, jf. punkt c), ønsker utvalget seg først og fremst en spesifikk bekreftelse fra den internasjonale arrangøren etter at aktiviteten har funnet sted. Dernest kan etterfølgende deltakerlister, møtereferater og lignende brukes. Ved studiereiser holder det at bekreftelsen er fra en tredjepart (altså ikke organisasjonen eller deltakeren selv). I enkelte tilfeller kan også billettstammer og kvittering for betaling av opphold også brukes.

For øvrig legger utvalget en helhetsvurdering til grunn for å avgjøre om en organisasjon har dokumentert deltagelse. Sannsynliggjør vedlagt dokumentasjonen at en deltager har deltatt, godkjennes deltageren. Foreligger for eksempel bilder, referater eller omfattende etterfølgende rapporter som tydelig tilsier at deltagerne deltok på aktiviteten, kan dette være nok på tross av det ikke er dokumentasjon i samsvar med det som nevnes over.

Dersom utvalget finner grunn til det vil kontrollen kunne utvides til å kontrollere ektheten av dokumentasjonen som fremvises.