FORSKRIFT OM TILSKUDD TIL FRIVILLIGE BARNE- OG UNGDOMSORGANISASJONER
OBS! Her lå forskriften som gjaldt til og med tilskuddsåret 2023! Forskriften som gjelder fra og med tilskuddsåret 2024 finnes hos Lovdata!
Forskrift av 29. november 2007, med endringer av 15.september 2009, 1. desember 2014 og 3. november 2017 fastsatt av Barne- og familiedepartementet med grunnlag i Stortingets årlige budsjettvedtak.
Innhold:
KAPITTEL 1 INNLEDENDE BESTEMMELSER
§ 2 Organisasjoner som omfattes av forskriften
KAPITTEL 2 DEFINISJONER
§ 11 Definisjoner og krav vedrørende kurs
KAPITTEL 3 NASJONAL GRUNNSTØTTE
§ 12 Innholdet i nasjonal grunnstøtte
§ 13 Kriterier for å motta basistilskudd
§ 14 Kriterier for å motta tilskudd for mindre organisasjoner
§ 15 Basistilskuddets størrelse
§ 16 Vekting og poengberegning for variable utmålingskriterier
KAPITTEL 4 ETABLERINGSTILSKUDD OG UTTRAPPINGSTILSKUDD
§ 17 Kriterier for å motta etableringstilskudd
§ 18 Utmåling av etableringstilskudd
§ 20 Utmåling av uttrappingstilskudd
KAPITTEL 5 INTERNASJONAL GRUNNSTØTTE
§ 21 Hvem som kan gis grunnstøtte til internasjonalt arbeid
KAPITTEL 6 DOKUMENTASJONSBESTEMMELSER
§ 24 Generelt om dokumentasjon
§ 25 Dokumentasjon av medlemstall
§ 26 Dokumentasjon av tellende lokallag
§ 28 Dokumentasjon av sentralstyrets sammensetning
§ 29 Dokumentasjon av internasjonale aktiviteter
KAPITTEL 7 SØKNAD. REVISJON
KAPITTEL 8 UTBETALING OG KLAGE
§ 34 Hva tilskuddet skal benyttes til
§ 36 Forholdet til forvaltningsloven. Klageadgang
KAPITTEL 9 KONTROLL OG SANKSJONER VED BRUDD PÅ REGELVERKET
§ 38 Sanksjoner ved brudd på forskriften
KAPITTEL 10 TILSKUDDSMYNDIGHETENE
KAPITTEL 11 IKRAFTREDELSE OG OVERGANGSREGLER
KAPITTEL 1 INNLEDENDE BESTEMMELSER
§ 1 Formål
Formålet med tilskuddsordningene er å legge til rette for barn og ungdoms deltakelse i barne- og ungdomsorganisasjonene. Tilskuddsordningene skal stimulere organisasjonene til engasjement og medansvar nasjonalt og/eller internasjonalt, og sikre organisasjonene som arena for medbestemmelse og demokrati.
§ 2 Organisasjoner som omfattes av forskriften
Tilskudd kan gis til frivillige landsomfattende organisasjoner som ved sine vedtekter:
a) kan vise til at organisasjonen arbeider for barn og ungdom med spørsmål som gjelder barn og ungdom, og har barn og ungdom som deltakere i sine aktiviteter,
b) ikke er i strid med norsk lovgivning, og kan vise til at et eventuelt overskudd tilfaller organisasjonen eller andre samfunnsnyttige formål,
c) ikke skaper hindre for full deltakelse for barn og ungdom fra alle samfunnsgrupper, uavhengig av kjønn, etnisitet, religion, nedsatt funksjonsevne eller seksuell orientering, og
d) sikrer at også medlemmer under 15 år har arenaer hvor de kan fremme sine synspunkter eller øve innflytelse over arbeidet i organisasjonen.
Forskjellsbehandling som er nødvendig for å oppnå et saklig formål, og som ikke er uforholdsmessig inngripende overfor den eller de som forskjellsbehandles, anses ikke å være i strid med kravet i bokstav c).
Organisasjonene skal ha en ideell (ikke-kommersiell) målsetning og fremme formålet etter § 1. Selvstendige organisasjoner av barn og ungdom prioriteres.
Tilskudd gis ikke til:
a) interesseorganisasjoner for barn og ungdom i utdanning,
b) idretts- og gymnastikkorganisasjoner,
c) organisasjoner som har forretningsdrift som formål eller som tjener utenforstående kommersielle interesser,
d) organisasjoner med ulovlig eller støtende formål, herunder rasistiske organisasjoner og/eller organisasjoner som diskriminerer mennesker, samt spilleklubber med pengeinnsats, eller.
e) organisasjoner som fremmer negative holdninger til mennesker på basis av kjønn, etnisitet, religion, nedsatt funksjonsevne eller seksuell orientering.
Partipolitiske ungdomsorganisasjoner omfattes ikke av denne forskriften hva gjelder tildeling av nasjonal grunnstøtte, da utmåling av nasjonal grunnstøtte til disse organisasjonene baseres på moderpartiets stemmetall ved siste stortingsvalg. Partipolitiske ungdomsorganisasjoner kan motta internasjonal grunnstøtte etter reglene i denne forskriften, jf. kapittel 5. Forskriften gjelder da fullt ut.
§ 3 Tilskuddsformer
Denne forskriften inneholder bestemmelser om følgende former for tilskudd:
a) grunnstøtte til nasjonalt arbeid, jf. kapittel 3,
b) grunnstøtte til internasjonalt arbeid, jf. kapittel 5,
c) etablerings- og uttrappingstilskudd, jf, kapittel 4.
§ 4 Opplysningsplikt
Tilskuddsordningene er basert på tillitsforhold mellom tilskuddsmyndighetene og organisasjonene.
Organisasjonene plikter uoppfordret og løpende å gi tilskuddsmyndighetene alle opplysninger som har betydning for vedkommende organisasjons søknad og tilskudd, enten dette er utbetalt eller ikke.
§ 5 Generelle definisjoner
I denne forskriften menes med:
a) departementet: ansvarlig departement for tilskuddsordningene,
b) organisasjon: frivillig, landsomfattende organisasjon som går inn under forskriften, når ikke annet fremgår av sammenhengen,
c) selvstendig organisasjon: en organisasjon med kontroll over egen økonomi og aktivitet, egne vedtekter og et suverent landsmøte som har fullmakt til å fatte endelig vedtak i alle saker,
d) sentralstyre: det organet som er valgt av landsmøtet og er organisasjonens øverste styre mellom landsmøter og evt representative landsstyremøter,
e) grunnlagsår: kalenderåret som er grunnlag for opplysninger om antall medlemmer, lokallag, fylker etc. i søknad om tilskudd,
f) søknadsår: det kalenderår søknadsfristen utløper, dvs. året etter grunnlagsåret,
g) tilskuddsår: det kalenderår søknaden gjelder og tilskudd utbetales i, dvs. året etter søknadsåret.
§ 6 Tellende medlem
Et tellende medlem har pr. 31. desember i grunnlagsåret frivillig og individuelt meldt seg inn i organisasjonen, er under fylte 26 år, står i medlemsregisteret, har betalt kontingent for grunnlagsåret, har adresse i Norge og har etter fylte 15 år fulle demokratiske rettigheter i organisasjonen, jf. § 13 første ledd bokstav b. Medlemmer under 15 år kan være innmeldt av foresatt eller verge.
Kontingenten skal være på minimum 50 kroner for hvert individuelt medlem og gjelde for maksimalt ett kalenderår. Ved bruk av familiemedlemskap teller hvert medlem som individuelt medlem. Kontingenten for alle familiemedlemmene skal til sammen ikke være mindre enn 100 kroner.
§ 7 Medlem
Med medlem menes en person som pr. 31. desember i grunnlagsåret har meldt seg inn i en organisasjon. Et tellende medlem skal regnes som medlem. Medlemmer under 15 år som ikke har betalt årskontingent kan unntas fra antallet medlemmer etter denne forskriften.
§ 8 Kontingent
Med kontingent menes et beløp som blir betalt for inntil ett kalenderårs medlemskap i en organisasjon. Ved innbetaling må det komme klart frem hvilket år og hvem kontingenten gjelder for. Kontingenten må være betalt innen 31. desember i grunnlagsåret.
Kontingent kan ikke være betalt tidligere enn et halvår før grunnlagsåret, og skal betales for ett år av gangen. Ved nyinnmelding i siste halvår, kan likevel kontingent for innmeldingsåret og første hele medlemsår betales samtidig.
§ 9 Tellende lokallag
Et tellende lokallag er laveste nivå av selvstendig, demokratisk enhet i organisasjonen pr. 31. desember i grunnlagsåret. Lokallaget skal ha vedtekter, minst 5 tellende medlemmer, eget styre valgt av og blant medlemmene, og ha hatt minst en medlemsrettet aktivitet i tråd med formålet for ordningen. Valg av styre kan ikke avholdes sjeldnere enn hvert annet år. Organisasjoner som har lokallag der bare 3 medlemmer eller færre er gamle nok til å ha lik rett til innflytelse i organisasjonen, jf § 13 b), har dispensasjon fra kravet om eget styre valgt av og blant medlemmene. Tellende lokallag skal ha en selvstendig økonomi, og det må være sendt årsrapport for grunnlagsåret til sentralleddet, jf. §§ 10 og 26. Fylkeslag som fungerer som lokallag regnes som tellende lokallag.
§ 10 Årsrapport
Med årsrapport menes et enkelt standardisert skjema innsendt til sentralleddet fra det enkelte lokallag. Rapporten skal være for det enkelte grunnlagsår, datert og signert av lederen for lokallaget, eller to av styrets medlemmer. Rapporten skal inneholde opplysninger om lagets navn, kommune- og fylkestilhørighet, dato for valg av styre, styrets funksjonsperiode og navn på styrets medlemmer pr. 31. desember i grunnlagsåret. Det må fremgå av årsrapporten hva slags aktivitet som er gjennomført for medlemmene i grunnlagsåret (det er tilstrekkelig å nevne én aktivitet). Årsmøtereferat kan brukes som rapport hvis den inneholder nødvendig informasjon. Kravet til signatur er ikke til hinder for at organisasjonen bruker elektronisk kommunikasjon dersom det er benyttet en betryggende metode for å bekrefte avsender og innholdet av rapportene.
§ 11 Definisjoner og krav vedrørende kurs
Med kurs menes en organisert opplæring i samsvar med en plan. Planen skal redegjøre for kursets innhold, læringsmål, målgruppe, bruk av læringsressurser, metode og varighet. Kursets innhold må være i tråd med forskriftens formål. Årsmøter, styremøter og andre vedtektsfestede møter regnes ikke som kurs.
Kurs skal vedtas av sentralleddet i organisasjonen, som også skal være faglig og økonomisk ansvarlig for kurset. Den tekniske siden av kurset kan likevel overlates til andre enn sentralleddet.
Det pedagogiske innholdet på kurset må ha en varighet på minst 8 klokketimer. Innenfor hver klokketime som rapporteres kan det være maksimum 15 minutters pause. Det skal være program med pedagogisk innhold i minst 4 klokketimer, inkludert pauser, i gjennomsnitt pr. kursdag.
Kurs skal gå over minimum 2 kursdager og det gis uttelling for maksimum 7 kursdager. Kursdeltakerne må være til stede minst 75 % av kurstiden for å kunne medregnes.
På hvert kurs må det være minst 5 deltakere, og ikke mer enn 200 deltakere. Det gis kun uttelling for deltakere som i grunnlagsåret var tellende medlemmer av organisasjonen. Dersom organisasjonen deler opp kurs med flere enn 200 deltakere i mindre grupper, må hver gruppe tilfredsstille alle kravene i denne paragrafen. Deltakerne må ha bostedsadresse i minst 3 fylker.
På hvert kurs skal det være minst en kursleder, som ikke regnes som kursdeltaker.
Kurs kan arrangeres i fellesskap med andre organisasjoner.
Dersom et kurs går over et årsskifte, skal alle deltakerdagene for dette kurset telle med i grunnlagsåret for kursets sluttdato.
KAPITTEL 3 NASJONAL GRUNNSTØTTE
§ 12 Innholdet i nasjonal grunnstøtte
Nasjonal grunnstøtte består av basistilskudd, jf. §§ 13 og 14, samt et variabel tilskudd basert på grunnpoeng og bonuspoeng, jf. § 16. Organisasjoner som oppfyller kriteriene i § 14 annet ledd vil få sitt tilskudd utmålt skjønnsmessig, jf. § 16 sjette ledd.
§ 13 Kriterier for å motta basistilskudd
For å kunne motta basistilskudd, må organisasjonen ha:
a) egne vedtekter som klargjør formål, selvstendighet, organisasjonsform og oppbygging for sentralledd og lokalledd, eventuelt også regionalledd dersom organisasjonen har det. I sentralleddet må det finnes minst én ansatt som har ansvaret for barne- og ungdomsarbeidet, om ikke Fordelingsutvalget finner det forsvarlig å dispensere,
b) en demokratisk oppbygging som sikrer alle tellende medlemmer som har fylt 15 år fullverdige, demokratiske rettigheter i organisasjonen, dvs. stemmerett, lik møterett, tale- og forslagsrett, og rett til å la seg velge som representant,
c) et landsmøte minst hvert fjerde år. Representanter med rett til å stemme på landsmøtet skal være valgt av og blant medlemmene i organisasjonens lokale og/eller regionale ledd og eventuelle direktemedlemmer. Det valgte, sittende sentralstyret og representanter valgt av og blant de ansatte kan også møte med stemmerett på landsmøtet,
d) et sentralstyre valgt av landsmøtet, som har den daglige og/eller øverste ledelse av organisasjonen mellom landsmøtene,
e) eget styre for barne- og ungdomsarbeidet. Dette gjelder ikke for organisasjoner der tellende medlemmer utgjør minst 50 % av det totale antallet medlemmer,
f) sentralt medlemsregister (jf. § 25),
g) minst 700 tellende medlemmer (jf. § 6),
h) minst 5 tellende lokallag (jf. § 9),
i) tellende lokallag i minst 5 fylker,
j) eget budsjett, årsregnskap og årsmelding. Organisasjoner som beskrevet i punkt e) må ha årsmelding for barne- og ungdomsarbeidet, og
k) organisasjonsnummer.
Vilkårene i første ledd bokstav g) til og med i) må være oppfylt i grunnlagsåret. Øvrige vilkår etter første ledd må være oppfylt på søknadstidspunktet.
§ 14 Kriterier for å motta tilskudd for mindre organisasjoner
Organisasjoner som av særlige grunner, fortrinnsvis sitt rekrutteringsgrunnlag, ikke oppfyller kravene til antall medlemmer, antall tellende lokallag og/eller geografisk utbredelse i § 13 g) til i), må oppfylle kravene i § 13 a) til f), samt 13 j) og k). Organisasjonene må i tillegg ha:
a) minst 100 tellende medlemmer, jf § 6, og
b) minst to tellende lokallag i ulike fylker, jf. § 9.
Fordelingsutvalget kan i særskilte tilfelle der det på grunn av organisasjonens rekrutteringsgrunnlag er sannsynlig at den aldri vil oppfylle kravet i første ledd punkt a), gjøre unntak fra kravet til antall tellende medlemmer. Slike organisasjoner vil få sitt tilskudd utmålt skjønnsmessig, jf. § 16 sjette ledd.
§ 15 Basistilskuddets størrelse
Departementet fastsetter størrelsen på basistilskuddet for hvert tilskuddsår. Basistilskuddet bør ikke settes lavere enn to ganger grunnbeløpet i Folketrygden (G).
§ 16 Vekting og poengberegning for variable utmålingskriterier
Organisasjoner som oppfyller kriteriene for å motta basistilskudd, jf. §§ 13 og 14, kan i tillegg motta et variabelt tilskudd. Det variable tilskuddet består av et kronebeløp som regnes ut på bakgrunn av organisasjonens grunnpoeng og bonuspoeng.
Grunnpoeng beregnes på bakgrunn av:
a) Antall tellende medlemmer, etter følgende poengberegning:
1 til og med 1 999: 5 poeng per medlem
2 000 til og med 4 999: 3 poeng per medlem,
5 000 til og med 9 999: 2 poeng per medlem,
10 000 til og med 19 999: 1 poeng per medlem,
20 000 og over: 0,5 poeng per medlem.
b) Antall tellende lokallag, etter følgende poengberegning:
1 til og med 299: 50 poeng per lokallag,
300 til og med 599: 30 poeng per lokallag,
600 og over: 10 poeng per lokallag
c) Antall deltakerdager, som er antall deltakere på kurs ganget med antall kursdager: Det gis kun uttelling for deltakere som i grunnlagsåret var tellende medlemmer av organisasjonen.
For antall deltakerdager på kurs får organisasjonen følgende poengberegning:
1 til og med 499 deltakerdager: 8 poeng per deltakerdag
500 til og med 999 deltakerdager: 4 poeng per deltakerdag
1 000 til og med 1 999 deltakerdager: 2 poeng per deltakerdag
2 000 til og med 3 999 deltakerdager: 1 poeng per deltakerdag
For flere enn 4 000 deltakerdager: 0,5 poeng per deltakerdag
Poeng basert på deltakerdager på kurs kan utgjøre maksimalt 50 % av en organisasjons grunnpoeng.
Bonuspoeng beregnes på bakgrunn av:
a) Minimum 40 % av hvert kjønn i sentralstyret = 10 % av grunnpoengene.
b) Mer enn 50 % medlemmer i sentralstyret under 27 år pr 31. desember i grunnlagsåret = 20 % av grunnpoengene. For å få bonuspoeng etter dette kriteriet må de medlemmene i sentralstyret som er under 27 år per 31. desember i grunnlagsåret ha vært tellende medlem da de ble valgt inn i sentralstyret.
c) Minimum 50 % tellende medlemmer av det totale antallet medlemmer = 60 % av grunnpoengene.
d) Selvstendighet, jf. § 5 c), der minimum 50 % av organisasjonens totale antall medlemmer er tellende medlemmer = 20 % av grunnpoengene.
Organisasjoner som mottar tilskudd etter § 14 første ledd, og hvor organisasjonen retter seg mot en målgruppe med en diagnose som har en vesentlig overhyppighet hos ett kjønn og som derfor ikke vil kunne oppfylle utmålingskriteriet etter tredje ledd bokstav a), vil få beregnet bonuspoeng tilsvarende 10 % av grunnpoengene.
Den enkelte organisasjons grunnpoeng (GP) slås sammen med organisasjonens bonuspoeng (BP) og utgjør til sammen organisasjonens totale poeng (TP): GP + BP = TP. Ved utmåling av tilskudd tar Fordelingsutvalget utgangspunkt i totalsummen for grunnstøtte til nasjonalt arbeid, jf. § 39 c). Av totalsummen reserveres midler til dekning av basistilskuddet. Restsummen divideres med summen av totalpoeng, hvoretter fremkommer kroneverdien for ett totalpoeng. Det variable tilskuddet for en organisasjon fremkommer således ved at kronebeløpet per totalpoeng multipliseres med organisasjonens totale poengsum (TP).
For organisasjoner med færre enn 100 tellende medlemmer, jf. § 14 annet ledd, utmåles tilskuddet skjønnsmessig. Fordelingsutvalget utmåler tilskuddet under hensyn til:
a) størrelsen av den disponible sum,
b) de søknader som er innkommet for tilskuddsåret,
c) antall tellende medlemmer,
d) antall tellende lokallag og fylker med tellende lokallag,
e) grad av demokrati og selvstendighet i barne- og ungdomsarbeidet,
f) regnskap for barne- og ungdomsarbeidet for grunnlagsåret,
g) budsjett og arbeidsplan for barne- og ungdomsarbeidet for tilskuddsåret og
h) siste godkjente årsmelding.
KAPITTEL 4 ETABLERINGSTILSKUDD OG UTTRAPPINGSTILSKUDD
§ 17 Kriterier for å motta etableringstilskudd
Organisasjoner, som ikke har mottatt nasjonal grunnstøtte eller uttrappingstilskudd de siste fem år, jf. §§ 13, 14 og 19, kan søke om etableringstilskudd.
For å motta etableringstilskudd må en organisasjon ved 31. desember i grunnlagsåret ha:
a) egne vedtekter,
b) demokratisk oppbygging,
c) landsmøte og eget styre,
d) sentralt medlemsregister,
e) budsjett mv., jf. § 13,
f) minst 300 tellende medlemmer (jf. § 6)
g) minst to tellende lokallag i ulike fylker, jf. § 9 og
h)organisasjonsnummer.
Organisasjoner kan motta etableringstilskudd på bakgrunn av dokumentasjon fra søknadsåret.
For små organisasjoner, jf. § 14, kan Fordelingsutvalget dispensere fra kravet til antall medlemmer.
§ 18 Utmåling av etableringstilskudd
For organisasjoner som mottar etableringstilskudd, jf. § 17, fastsettes tilskuddet skjønnsmessig. Fordelingsutvalget utmåler tilskuddet under hensyn til:
a) størrelsen av den disponible sum,
b) de søknader som er innkommet for tilskuddsåret,
c) antall tellende medlemmer,
d) antall tellende lokallag og fylker med tellende lokallag,
e) grad av demokrati og selvstendighet i barne- og ungdomsarbeidet,
f) regnskap for barne- og ungdomsarbeidet for grunnlagsåret,
g) budsjett og arbeidsplan for barne- og ungdomsarbeidet for tilskuddsåret og
h) siste godkjente årsmelding.
Etableringstilskudd kan gis i inntil tre år.
§ 19 Uttrappingstilskudd
En organisasjon kan søke om uttrappingstilskudd når den har mottatt nasjonal grunnstøtte jf. §§ 13 eller 14 i de tre foregående tilskuddsår, men ikke lenger oppfyller kravene til:
a) antall tellende medlemmer,
b) antall tellende lokallag, eller
c) antall fylker med tellende lokallag.
§ 20 Utmåling av uttrappingstilskudd
Uttrappingstilskudd kan gis for inntil tre år innenfor en periode på maksimalt syv år, og utgjør halvparten av organisasjonens tilskudd foregående tilskuddsår.
KAPITTEL 5 INTERNASJONAL GRUNNSTØTTE
§ 21 Hvem som kan gis grunnstøtte til internasjonalt arbeid
Fordelingsutvalget kan gi grunnstøtte til internasjonalt arbeid til organisasjoner som oppfyller de generelle inngangskravene under §§ 13 og 14.
§ 22 Poenggivende aktiviteter
Organisasjonene gis poeng for deltakelse på internasjonale møter, seminarer, konferanser, studiereiser og delegasjonsreiser utenfor Norge, som gjelder barne- og ungdomsspørsmål. Deltakelse må være organisert eller koordinert av sentralleddet i organisasjonen. Innholdet må ha en internasjonal karakter, og ha deltakelse fra minst ett annet land. Aktiviteter som finner sted i et nordisk land må ha deltakelse fra minst ett land utenom Norden.
Det gis bare poeng for deltakere som representerer søkerorganisasjonen, og bare for aktiviteter som er gjennomført i grunnlagsåret. Følgende aktiviteter gir ikke poeng:
a) sports- og idrettsaktiviteter,
b) aktiviteter som er en del av et utvekslingsprogram eller regnes som ungdomsutveksling,
c) aktiviteter der reise- og oppholdskostnader fullt ut dekkes av andre tilskudd til internasjonalt arbeid, og
d) gjennomføring eller studier av utviklingsprosjekter i utviklingsland, misjonsprosjekter og lignende aktiviteter.
§ 23 Poengberegning
En organisasjon gis følgende poeng for deltakelse i internasjonale aktiviteter som er gjennomført i grunnlagsåret:
a) Internasjonal aktivitet som finner sted i Europa, og der deltakerne har hatt minst 2 overnattinger utenfor Norge: Ett poeng pr. deltaker på aktiviteten.
b) Internasjonal aktivitet som finner sted utenfor Europa, og der deltakerne har hatt minst 2 overnattinger utenfor Norge: Tre poeng pr. deltaker på aktiviteten.
Deltakelse på flere aktiviteter under samme reise blir bare godkjent som en aktivitet.
Den sum som departementet har fastsatt til internasjonal grunnstøtte, jf. § 39 d), divideres med organisasjonenes totale antall internasjonale poeng. Derved fremkommer kroneverdien for ett poeng.
Grunnstøtten for den enkelte organisasjon utmåles etter antall internasjonale poeng. Den enkelte organisasjon kan ikke motta mer enn 20 % av den totale bevilgning til internasjonal grunnstøtte.
KAPITTEL 6 DOKUMENTASJONSBESTEMMELSER
§ 24 Generelt om dokumentasjon
Organisasjonenes sentralledd har ansvaret for å kunne dokumentere de opplysninger som er oppgitt i søknader om tilskudd. Sentralleddet skal oppbevare dokumentasjonen som beskrevet i §§ 25 - 29 i 5 år regnet f.o.m. 1. januar i grunnlagsåret. Tilskuddsmyndighetene kan for det enkelte tilskudd stille strengere krav til organisasjonen og revisjonserklæring, jf. § 35 tredje ledd.
Dokumentasjonsbestemmelsene medfører ikke noen begrensninger i de bestemmelser om dokumentasjon og oppbevaringsplikt mv. som følger av regnskapslovgivningen.
§ 25 Dokumentasjon av medlemstall
Som dokumentasjon av medlemstall kreves sentralt medlemsregister. Med sentralt medlemsregister menes en elektronisk eller manuell oversikt over alle medlemmene i organisasjonen. Registeret kan også være en samling av oversikter fra lokallagene. Registeret skal inneholde navn, adresse, fødselsår, eventuell tilknytning til lokallag og informasjon om betalt kontingent for hvert medlem per 31. desember i grunnlagsåret. Registeret skal skille mellom tellende og andre medlemmer, og oversikt over tellende medlemmer skal kunne hentes ut av registret. Medlemmenes demokratiske rettigheter skal fremgå av organisasjonens vedtekter.
Organisasjonen må kunne dokumentere antall tellende medlemmer. Sentralleddet i organisasjonen skal også oppbevare dokumentasjon for alle tellende medlemmers innbetalte årskontingent, både for sentral og lokal innkreving. Opplysninger om betalt medlemskontingent må kunne kobles til medlemmer i medlemsregisteret.
Ved kontant betaling til sentralleddet må personen som betaler sin kontingent signere på at det er betalt kontingent til organisasjonen for de(t) gjeldende grunnlagsår. Denne dokumentasjonen må også inneholde dato for betalingen, hvilke år det betales for og størrelsen på kontingenten. Organisasjonen må også kunne dokumentere at kontingenten er gitt til sentralleddet.
Ved lokal innkreving skal det enkelte lokalledd føre liste over tellende medlemmer. Listen skal sendes til sentralleddet sammen med årsrapporten, jf. § 10, uansett hvilken innbetalingsform som benyttes. Av listen må det fremgå navn, adresse, fødselsår, om medlemmet har betalt kontingent for grunnlagsåret og størrelsen på den innbetalte kontingenten. Medlemslisten skal signeres av leder av lokallaget eller av to av styrets medlemmer.
Kravet til signatur er ikke til hinder for at organisasjonen bruker elektronisk kommunikasjon dersom det er benyttet en betryggende metode for å autentisere avsender og innholdet av dokumentasjonen.
Uavhengig av betalingsmåte må opplysninger i tråd med §§ 6 og 8 fremgå av dokumentasjonen.
§ 26 Dokumentasjon av tellende lokallag
Som dokumentasjon av tellende lokallag kreves:
a) årsrapport for det enkelte grunnlagsår, jf. § 10,
b) adresser til styrets medlemmer. Adressene til styrets medlemmer må finnes i medlemsregisteret og kunne fremvises eller fremskaffes ved kontroll, og
c) lokallagets vedtekter dersom disse skal oppbevares sentralt, jf. § 9.
Dersom lokallagets vedtekter skal oppbevares lokalt, må disse oppbevares i 3 år regnet fra og med 1. januar i grunnlagsåret.
§ 27 Dokumentasjon av kurs
For dokumentasjon av deltakerdager på sentrale kurs kreves:
a) kursinvitasjon,
b) spesifisert program slik det ble gjennomført, med kursinnhold og tidspunkter for programpostene,
c) deltakerlister med navn, adresse, fødselsår, lokallagstilknytning og eventuelt organisasjonstilknytning på alle deltakerne. Deltakerlistene for hvert kurs skal dateres og signeres av kursleder. Av deltakerlistene skal det fremgå at deltakerne har vært tilstede minst 75 % av tiden,
d) kort beskrivelse av hvordan sentralleddet er faglig og økonomisk ansvarlig for kurset.
§ 28 Dokumentasjon av sentralstyrets sammensetning
Som dokumentasjon av sentralstyrets sammensetning kreves oversikt over navn, kjønn, fødselsår og innvelgingstidspunkt for personer som var medlem av sentralstyret per 31. desember i grunnlagsåret, samt underskrevet protokoll fra møtet hvor styret ble valgt.
§ 29 Dokumentasjon av internasjonale aktiviteter
Som dokumentasjon for internasjonale møter, seminarer, konferanser og delegasjonsreiser som gir poeng for grunnstøtte til internasjonalt arbeid, kreves:
a) program el. l.,
b) navn og adresse på deltakerne fra organisasjonen og
c) dokumentasjon for at disse har deltatt.
Fordelingsutvalget kan, dersom det anser det nødvendig, be om dokumentasjon av ekstern finansiering av internasjonale aktiviteter.
§ 30 Søknad
Søknader om tilskudd etter denne forskriften sendes til Fordelingsutvalget på fastsatte skjemaer.
For hvert år som en organisasjon søker grunnstøtte skal den vedlegge:
a) Organisasjonens sist vedtatte årsmelding og spesifisert årsregnskap for grunnlagsåret med revisjonsberetning fra statsautorisert eller registrert revisor, jf. § 31 tredje ledd. Fordelingsutvalget kan gi retningslinjer om hvordan årsregnskapet skal være spesifisert. Tilskudd som er gitt etter forskriften og utbetalt i grunnlagsåret skal være spesifisert i årsregnskapet eller note til dette.
b) I tilfelle vedtektsendringer skal nye vedtekter oversendes, og endringene markeres tydelig. Dersom de er av betydning i forhold til tilskuddsordningene, skal organisasjonen gi en særskilt skriftlig redegjørelse om dette.
Fordelingsutvalget kan, når det er eller har vært tvil om søknadsgrunnlaget, kreve at søknad om nasjonal eller internasjonal grunnstøtte, etablerings- eller uttrappingstilskudd skal vedlegges særattestasjon fra revisor. Departementet kan fastsette nærmere regler om særattestasjon for revisor for organisasjonene for de enkelte tilskuddsårene.
Søknaden skal være datert og signert av den daglige leder i sentralleddet på søknadstidspunktet, eventuelt en annen som styret har gitt fullmakt til å signere på vegne av organisasjonen. Fullmakten må legges ved søknaden.
Søknadsfrist fastsettes årlig av departementet. Hvis fristen faller på lørdag, søndag eller annen helligdag, forskyves den til nærmeste påfølgende hverdag. Søknader med alle vedlegg må være innlevert senest fristdagen. Søknader som innleveres etter fristen, kan avvises.
Dersom søknader eller vedlegg ikke er fullstendige, kan Fordelingsutvalget sette en rimelig frist for retting. Pålegget gis skriftlig sammen med en orientering om at dersom tilfredsstillende retting ikke skjer innen fristen, kan vedkommende søknad helt eller delvis avvises, eller avgjøres på det foreliggende ufullstendige grunnlaget.
§ 31 Revisjon av årsregnskap
Organisasjoner som mottar nasjonal eller internasjonal grunnstøtte, etableringsstøtte eller uttrappingstilskudd skal ha statsautorisert eller registrert revisor. Til revisor kan ikke velges:
a) noen som har, eller innenfor de tre siste år før grunnlagsåret har hatt, tillitsverv i organisasjonen,
b) noen som er gift med, bor sammen med i ekteskapslignende forhold, eller som i rett opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken er beslektet eller besvogret med noen som er medlem av sentralstyret, eller ansatt i sentralleddet. Ingen kan velges til revisor dersom det foreligger andre særlige grunner som er egnet til å svekke tilliten til uavhengigheten som revisor.
Revisor skal utføre alt sitt arbeid for organisasjonen i samsvar med revisorloven og god revisjonsskikk.
Revisor skal revidere organisasjonens årsregnskap for grunnlagsåret og avgi revisjonsberetning.
KAPITTEL 8 UTBETALING OG KLAGE
§ 32 Utbetaling
Grunnstøtte utbetales normalt med en foreløpig halvpart i januar i tilskuddsåret og resten i juni i tilskuddsåret.
§ 33 Tilskuddsmottaker
Tilskudd utbetales til sentralleddet i organisasjonene.
§ 34 Hva tilskuddet skal benyttes til
Grunnstøtten kan kun brukes til organisasjonens driftsutgifter til den sentrale virksomhet for barn og ungdom. Med driftsutgifter menes utgifter til sentral administrasjon, landsmøter, styremøter, sentrale aktiviteter, medlemsblad, ordinære avskrivninger etc. Til driftsutgifter regnes ikke ekstraordinære avskrivninger, avsetninger til fond, nedskrivning av tidligere underskudd, utgifter i forretningsvirksomhet, herunder forlagsvirksomhet etc. Grunnstøtten kan ikke brukes til investeringer i fast eiendom uten at Fordelingsutvalget på forhånd har samtykket til dette.
§ 35 Tilskuddsbrev
Når et tilskudd er fastsatt, skal Fordelingsutvalget sende et tilskuddsbrev til mottakeren med:
a) mottakers navn, adresse, organisasjonsnummer og bank- eller postgirokontonummer,
b) tilskuddsbeløpet og formålet med tilskuddet,
c) eventuelle vilkår for bruken av midlene, herunder krav til dokumentasjon, før de kan utbetales,
d) utbetalingstidspunktet. I tilfelle delutbetalinger, anslåtte beløp og tidspunkt for utbetalinger,
e) eventuelle forbehold om justering av tilskuddet, f.eks. av hensyn til den totale bevilgningsramme,
f) bestemmelse om behandling av eventuelt for mye utbetalt tilskudd,
g) forbehold om at betingelsene for å yte tilskuddet er oppfylt hos mottaker,
h) krav til eventuell rapportering, regnskap og revisorbekreftelse,
i) krav til oppbevaring av regnskapsdata og dokumentasjon av faktiske opplysninger som ligger til grunn for søknaden eller beregning av tilskuddsbeløp,
j) opplysning om eventuell mulighet til å få en etterfølgende begrunnelse, dersom det ikke er gitt en samtidig begrunnelse for vedtaket om tilskudd,
k) opplysning om klageadgang, frist og fremgangsmåte ved klage,
l) varsel om at kontrolltiltak kan bli gjennomført. I tilskuddsbrevet skal det henvises til bevilgningsreglementet § 10 annet ledd, og orienteres om hvorvidt organisasjonen er utvalgt til særskilt kontroll etter § 37,
m) henvisning til den gjeldende forskriften, herunder bestemmelsene om reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forskriften.
Ved fordeling av nasjonal eller internasjonal grunnstøtte skal mottakeren snarest mulig sendes en foreløpig oversikt over alle som mottar vedkommende type grunnstøtte, med poengberegning og tilskudd for den enkelte organisasjon.
Ved utbetaling av tilskudd anses mottaker å ha akseptert vilkårene i tilsagnsbrevet. Dersom det stilles andre vilkår enn de ovennevnte, må det for slike tilleggsvilkår innhentes en skriftlig aksept fra organisasjonen før utbetaling finner sted.
§ 36 Forholdet til forvaltningsloven. Klageadgang
Enkeltvedtak truffet av Fordelingsutvalget kan påklages til departementet.
KAPITTEL 9 KONTROLL OG SANKSJONER VED BRUDD PÅ REGELVERKET
§ 37 Kontroll
Fordelingsutvalget skal sørge for nødvendig kontroll med organisasjoner som mottar tilskudd. Fordelingsutvalgets kontroll skal avpasses etter den internkontroll organisasjonen har, og den kontroll som organisasjonens revisor foretar.
I forbindelse med behandling av søknad om grunnstøtte skal kontrollen rettes mot materialet som inngis ved søknad, herunder revisorattestasjoner.
Hvert tilskuddsår skal et utvalg organisasjoner som har mottatt tilskudd trekkes ut for særskilt kontroll. For øvrig foretar Fordelingsutvalget slik kontroll som anses nødvendig.
Dersom kontroll er igangsatt og særlige grunner tilsier det, kan organisasjonens plikt til å oppbevare dokumentasjon forlenges ut over fristene på 5 år og 3 år etter §§ 24 og 26, ved skriftlig pålegg fra Fordelingsutvalget.
Sentrale medlemsregistre kan ikke kreves utlevert, men tilskuddsmyndighetene, deres representanter og Riksrevisjonen skal, når det kreves, få innsyn.
Fordelingsutvalget utøver kontrollen selv eller ved representant, f.eks. revisor.
Omkostningene hos tilskuddsmyndighetene ved kontroll etter denne paragraf, dekkes av staten.
Ved kontroll plikter organisasjonene å samarbeide med tilskuddsmyndighetene og deres representanter, herunder innhente og systematisere alt materiale som er relevant for vedkommende sak eller saker om tilskudd. Departementet og Riksrevisjonen kan iverksette kontroll med at midlene nyttes etter forutsetningene, jf. bevilgningsreglementet § 10 annet ledd og riksrevisjonsloven § 12 tredje ledd.
Utlånt materiale skal returneres eller makuleres etter kontroll, eventuelt med pålegg om utvidet oppbevaringsplikt for organisasjonen dersom kontrollen tilsier det. Dersom en organisasjon som har mottatt tilskudd et år ikke mottar tilskudd påfølgende år, skal organisasjonen sende inn spesifisert årsregnskap med revisjonsberetning for de tilskuddsårene dette ikke er gjort for, jf. § 30 andre ledd bokstav a). Fordelingsutvalget skal sette en rimelig frist for når regnskapene skal sendes inn.
§ 38 Sanksjoner ved brudd på forskriften
Dersom en organisasjon eller noen på dens vegne, gir ufullstendige eller ukorrekte opplysninger i forbindelse med søknad om tilskudd, og dette medfører at tilskudd utbetales uberettiget eller med for stort beløp, kan tilskuddet helt eller delvis kreves tilbake eller bli redusert påfølgende år. Også den del som i utgangspunktet var berettiget tilskudd kan kreves tilbake. Rente kan fastsettes etter forsinkelsesrenteloven (lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17. desember 1976 nr. 100).
Hvis tilskuddet ennå ikke er utbetalt, kan det holdes helt eller delvis tilbake og bortfalle.
Dersom det utbetales for høyt tilskudd pga. feil beregninger fra tilskuddsmyndighetenes side, kan den uberettigede del kreves tilbakebetalt.
Dersom tilskuddet ikke brukes etter forutsetningene, jf. § 34, kan tilskuddet helt eller delvis kreves tilbake, eller bli redusert påfølgende år.
Erstatningskrav mot enkeltpersoner i organisasjonen kan reises i tillegg til eller i stedet for krav mot organisasjonen når vedkommende enkeltpersoner har opptrådt erstatningsbetingende.
En organisasjon som viser klanderverdig opptreden i forhold til tilskuddsordningen, kan helt eller delvis utelukkes fra tilskuddsordningen for opp til fem år etter en nærmere vurdering. Ved denne vurderingen skal det legges vekt på om organisasjonen gjentatte ganger har tilegnet eller forsøkt å tilegne seg uberettiget tilskudd, størrelsen på de uberettigede beløp og skyldgraden for øvrig.
Vedtak om tilbakebetaling, om bortfall og om utelukkelse treffes av Fordelingsutvalget. Fordelingsutvalgets vedtak kan påklages, jf. § 36.
KAPITTEL 10 TILSKUDDSMYNDIGHETENE
§ 39 Departementet
Departementet har det overordnede ansvar for tilskuddsordningene og skal bl.a:
a) oppnevne medlemmer til Fordelingsutvalget,
b) besørge nødvendig sekretariat for Fordelingsutvalget,
c) fastsette de årlige beløpene som Fordelingsutvalget har til fordeling til organisasjonenes nasjonale arbeid,
d) fastsette de årlige beløpene som Fordelingsutvalget har til fordeling til organisasjonenes internasjonale arbeid,
e) fastsette basistilskuddet for hvert tilskuddsår,
f) avgjøre klager over Fordelingsutvalgets vedtak,
g) innhente rapporter fra Fordelingsutvalget og sørge for nødvendig oppfølging og kontroll med dets arbeid,
h) sørge for nødvendig oppfølging, evaluering og forskning i forhold til tilskuddsordningen,
i) fastsette generelle instrukser for Fordelingsutvalget og sekretariatet, og
j) endre forskriften når det er påkrevet, og gi uttalelser om tolkingen av denne.
§ 40 Fordelingsutvalget
Fordelingsutvalget er et eget forvaltningsorgan. Fordelingsutvalget har et eget sekretariat og er direkte underlagt departementet.
Utvalget har syv medlemmer som oppnevnes av departementet. Lederen, nestlederen, to medlemmer og en vararepresentant for disse oppnevnes på fritt grunnlag. Tre medlemmer og to varamedlemmer oppnevnes etter forslag fra organisasjonene, hvorav minst to av de faste medlemmene er tilsluttet Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner og etter forslag fra Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner. Gjennom sammensetningen skal man sikre at utvalget har juridisk og revisjonsfaglig kompetanse.
Lederen tjenestegjør i fire år og de øvrige medlemmene i tre år. Fordelingsutvalget er vedtaksført når minst fem deltar, herunder lederen eller nestlederen. Det må dog alltid delta minst tre av de fire som er oppnevnt på fritt grunnlag. Ved stemmelikhet gjør lederens, eventuelt nestlederens, stemme utslaget.
Fordelingsutvalget skal bl.a.:
a) gi forslag til departementet før dette fastsetter summene for tilskuddsordningene og basisbeløpet,
b) sørge for kunngjøring og informasjon om tilskuddsordningene,
c) foreta tildeling av tilskudd etter denne forskriften,
d) treffe øvrige avgjørelser som er tillagt Fordelingsutvalget etter forskriften,
e) forberede klagesaker, treffe endringsvedtak eller oversende sakene til klageinstansen (departementet),
f) bistå departementet med evaluering av tilskuddsordningene, og
g) gi departementet råd i øvrige spørsmål om tilskuddsordningene.
KAPITTEL 11 IKRAFTTREDELSE OG OVERGANGSREGLER
§ 41 Ikrafttredelse
Denne forskriften trer i kraft straks. Samtidig oppheves forskrift 16. desember 2002 nr. 1608 om tilskudd til frivillige barne- og ungdomsorganisasjoner.
§ 42 Overgangsregler
For tilskuddsårene 2015, 2016 og 2017 skal ingen organisasjon som følge av endringene i § 15 motta nasjonal grunnstøtte som avviker mer enn - 10 % i forhold til foregående tilskuddsår.
Endringene i §§ 7, 9, 10, 11 og 25 skal gjelde fra og med grunnlagsåret 2015.
Endringene i § 28 skal gjøres gjeldende overfor den ekelte organisasjon første grunnlagsår etter organisasjonens første landsmøte etter ikrafttredelsen av denne forskriften.