Kontroll

Print I henhold til Forskriftens § 37 skal Fordelingsutvalget sørge for nødvendig kontroll med organisasjonene som mottar tilskudd.

Fordelingsutvalget trekker således, og i henhold til instruks for Fordelingsutvalget, ut minst 15 organisasjoner hvert år for kontroll av beregningsgrunnlaget for henholdsvis nasjonal og internasjonal grunnstøtte.

Formålet med kontrollarbeidet er å undersøke at organisasjonene tilfredsstiller grunnvilkårene for tilskudd, og at de oppgitte grunnlagstallene er korrekte. Kontrollarbeidet skal også sikre at organisasjonene får sine rettmessige del av den rammen som er til fordeling hvert år.

 

1. Metode:
I. En organisasjon som er blitt trukket ut til kontroll får tilsendt et brev hvor det står at de er blitt trukket ut og kort om fremgangsmåten for kontrollen. Organisasjonen blir også bedt om å sende inn en oversikt over antall tellende lokallag fordelt på fylker, samt en liste med navn på hvert av de tellende lokallagene.

II. Etter at det er avtalt tidspunkt for kontrollen får organisasjonen så tilsendt et brev med bekreftelse på møtetidspunkt og oversikt over hvilken dokumentasjon som skal gjøres tilgjengelig for utvalget (se punktet om dokumentasjon).

Organisasjoner som kun er trukket ut til kontroll av den internasjonale grunnstøtten, og har vært gjennom veiledningsmøte med utvalget tidligere, gis en mulighet til å kun sende inn den nødvendige dokumentasjonen og ikke motta besøk av utvalget.

III. Representanter for Fordelingsutvalgets sekretariat kommer på besøk til organisasjonens sentralledd. Utvalget tilbyr en samtale med organisasjonens ledelse med mulighet for veiledning vedrørende regelverket og organisasjonens søknad og rutiner. Deretter gjennomføres kontrollen av grunnlagsmaterialet for søknaden.

IV. Dersom organisasjonen har mangler i sitt grunnlagsmateriale gis den en rimelig frist for å sende inn ytterligere dokumentasjon.

V. Utvalget behandler deretter organisasjonens sak. Dersom utvalget finner grunnlag for det vil det bli foretatt en utvidet kontroll av grunnlagsmaterialet. Organisasjonen vil da bli bedt om å forevise eller sende inn ytterligere dokumentasjon.

VI. Utvalget fatter sitt vedtak i saken.

VII. Organisasjonen mottar et brev med utvalgets vedtak, herunder krav om eventuell tilbakeføring av uberettiget utbetalt tilskudd (se forskriftens § 38 om sanksjoner ved brudd på forskriften). Organisasjonen får en klagefrist på tre uker fra brevet er kommet organisasjonen i hende, etter Forvaltningslovens kap. VI, §28.

IX. Klageinstans er Barne- og likestillingsdepartementet, men klagen sendes Fordelingsutvalget for innledende behandling, jf. Forvaltningslovens §32. Klager som ikke får medhold sendes således videre til departementet.

2. Hva slags dokumentasjon som kontrolleres

I forbindelse behandling av søknad om grunnstøtte rettes kontrollen mot materialet som inngis ved søknad, herunder revisorattestasjoner. Dersom dokumentasjonen gir et uklart bilde innhentes ytterligere materiale.

Ved den stedlige kontrollen skal følgende dokumentasjon være tilgjengelig for utvalget:

- Nasjonal grunnstøtte -

Dokumentasjon på medlemstall:
Utvalget vil se på organisasjonens medlemstall, jf. forskriftens § 26. Det bes derfor om at utvalget blir forelagt det samme materialet revisor har hatt for sin gjennomgang, herunder sentralt medlemsregister, og dokumentasjon for kontingentinnbetalinger (innbetalingsgiroer eller medlemslister). Dersom utvalget finner grunn til det vil kontrollen kunne utvides til å kontrollere ektheten av dokumentasjonen som fremvises.

Dokumentasjon på lag og utbredelse:
Det skal gjøres tilgjengelig årsrapport for alle lag, samt vedtekter for alle lag dersom disse oppbevares sentralt, jf. forskriftens § 27. Dersom utvalget finner grunn til det vil kontrollen kunne utvides til å kontrollere ektheten av dokumentasjonen som fremvises.

Det blir tatt stikkprøvekontroll av minst ett lag i hvert av de fylkene organisasjonen, i søknaden, har oppgitt å ha tellende lokallag i.

Dokumentasjon av sentrale kurs:
Følgende dokumentasjon skal være tilgjengelig for alle kurs som er oppgitt i søknaden:
a) kursinvitasjon,
b) spesifisert program slik det ble gjennomført, med kursinnhold og tidspunkter for programpostene,
c) deltakerlister med navn, adresse, fødselsår, lokallagstilknytning og eventuelt organisasjonstilknytning på alle deltakerne. Deltakerlistene for hvert kurs skal dateres og signeres av kursleder. Av deltakerlistene skal det fremgå at deltakerne har vært tilstede minst 75 % av tiden,
d) kort beskrivelse av hvordan sentralleddet er faglig og økonomisk ansvarlig for kurset.

Dokumentasjon av styremedlemmer:
Som dokumentasjon av sentralstyrets sammensetning kreves oversikt over navn, kjønn, fødselsår og innvelgingstidspunkt for personer som var medlem av sentralstyret per 31. desember i grunnlagsåret.

- Internasjonal grunnstøtte -

Dokumentasjon på alle internasjonale møter, seminarer, konferanser og delegasjonsreiser som gir poeng for grunnstøtte til internasjonalt arbeid (jf. forskriftens § 29)
a) Program e.l.
b) Navn og adresse på deltakerne fra organisasjonen
c) Dokumentasjon for at disse har deltatt

Som dokumentasjon for deltagelse, jf. punkt c), ønsker utvalget seg først og fremst en spesifikk bekreftelse fra den internasjonale arrangøren etter at aktiviteten har funnet sted. Dernest kan etterfølgende deltakerlister, møtereferater og lignende brukes. Ved studiereiser holder det at bekreftelsen er fra en tredjepart (altså ikke organisasjonen eller deltakeren selv). I enkelte tilfeller kan også billettstammer og kvittering for betaling av opphold også brukes.

For øvrig legger utvalget en helhetsvurdering til grunn for å avgjøre om en organisasjon har dokumentert deltagelse. Sannsynliggjør vedlagt dokumentasjonen at en deltager har deltatt, godkjennes deltageren. Foreligger for eksempel bilder, referater eller omfattende etterfølgende rapporter som tydelig tilsier at deltagerne deltok på aktiviteten, kan dette være nok på tross av det ikke er dokumentasjon i samsvar med det som nevnes over.

Det er ønskelig at minst en av deltakerne bekrefter at de har deltatt. Dette kan gjøres separat eller ved underskift av dokumentasjonen under a) eller b).

Dersom utvalget finner grunn til det vil kontrollen kunne utvides til å kontrollere ektheten av dokumentasjonen som fremvises.